¿Qué tipo de sistema de gestión administrativa necesita tu empresa?

Por Fernando Arzuaga

CEO & Co-Founder
Xubio.com


Todas las empresas necesitan tener un control adecuado de sus recursos, sistemas y procesos. La gestión administrativa es tan importante como los productos, los servicios y las ventas para el éxito de una compañía ya que el equilibrio económico es fundamental para sostener cualquier negocio. En el contexto cambiante de nuestro país y dentro de la nueva normalidad que impuso la pandemia, contar con una solución tecnológica que agilice la contabilidad e información financiera se vuelve prácticamente una necesidad.

Con un software de gestión administrativa que permita integrar las tareas empresariales es posible llevar un mejor control de todas las operaciones de la empresa y obtener rápidamente la información que se necesita para tomar buenas decisiones.

 

Desde hace muchos años existen soluciones informáticas que facilitan estos procesos a las compañías más grandes como bancos, laboratorios o empresas de tecnología, pero es recién en los últimos años, desde la aparición de la nube, cuando este tipo de desarrollo empieza a ser accesible para las empresas pequeñas y medianas.

¿Cómo es esto? ¿Por qué es así? ¿Es caro tener una solución informática para controlar la gestión administrativa de mi empresa? ¿Necesito contratar a expertos? ¿Requiero un equipo de analistas de sistemas o máquinas muy modernas y veloces para que “corran” los softwares de gestión?

Son muchas preguntas, pero para responderlas lo más sencillo es agruparlas en una sola: ¿Qué tipo de sistema de gestión administrativa necesita tu empresa?

En la actualidad existen varias opciones para los sistemas de gestión: elegir el adecuado para cada empresa es la clave para ahorrar tiempo y dinero y, finalmente, obtener los mejores resultados.

Básicamente, hay tres tipos de sistemas en el mercado:

 

·         Desarrollos a medida

·         Sistema de uso específico

·         Sistemas empaquetados

Un desarrollo a medida es un software que se crea y se adapta a los procesos y requisitos específicos de una determinada empresa empresa. Solo esa empresa contará con la licencia y los permisos para usar esa solución informática que se desarrolló según la información y las necesidades particulares de dicha compañía. Solamente sus empleados y los desarrolladores del software podrán utilizarlo y comprenderlo. La ventaja es que es un sistema sumamente seguro y que responde a las necesidades propias y específicas de la empresa. La desventaja es que puede crear una gran dependencia de un desarrollador o equipo de desarrollo, por la misma razón, cambiar de proveedor o realizar cambios puede ser complicado. Además, suelen ser largos los tiempos de desarrollo, implementación y capacitación a los usuarios, así como requerir de computadoras y hardware dedicado, lo que implica una gran inversión económica. Este software solo es recomendable para empresas que ya han estructurado, regulado y monitoreado todos sus procesos, ya que todo el procedimiento de prueba y error para implementar el sistema hasta encontrar la solución perfecta puede llevar a una inversión mayor que el mismo resultado. 


Los sistemas de uso específicos son soluciones que suelen desarrollarse para determinados sectores como hoteles, farmacias y hospitales. Empresas que necesitan herramientas tecnológicas para objetivos muy concretos. Son soluciones que apuntan a satisfacer la demanda de un nicho de mercado constituido por empresas con necesidades similares en la especificidad de su negocio. El software empaquetado puede ser útil para la mayoría de las empresas en una variedad de industrias e industrias. Puede estar en funcionamiento en minutos, ofrece grandes mejoras para todos y es más económico. Si la compañía que provee este tipo de solución también brinda una buena consultoría, entonces es una buena opción, pero el software es poco personalizable (customizable) y las mejoras y adaptaciones que la empresa necesita dependerá de un equipo propio de expertos en sistemas, entonces puede resultar terminando más costoso que la solución adquirida.

Finalmente, antes de decidirse por un software es importante considerar ciertas especificaciones técnicas como por ejemplo si alojar la solución en la nube o en los servidores locales.

 

Las soluciones en la nube, online o cloud son el modelo de gestión más novedoso y conveniente en términos de costo beneficio.

Algunos sistemas de gestión administrativa en la nube (como por ejemplo XUBIO),  además, se brindan mediante el sistema freemium, que ofrece a la empresa la posibilidad de probar la solución haciendo online toda su operatoria con las funcionalidades de la misma (facturas electrónicas, reportes de gestión, sueldos, calcular ajustes por inflación) de modo gratuito y con la posibilidad de optar por un uso Premium de pago que permite el acceso a otras funcionalidades del sistema. No hacen falta servidores propios porque todos los datos se albergan de forma segura en la nube, por lo que es posible que los usuarios accedan a los mismos en cualquier momento desde cualquier dispositivo. Esta solución es ideal para empresas pequeñas y medianas que empiezan a incorporar sistemas de gestión administrativa. El modelo cloud es la revolución de las tecnologías de gestión administrativa porque permite que todas las empresas, sea cual fuere su tamaño o su nivel económico, puedan gestionar adecuadamente sus procesos y crecer gracias a la obtención de información vital para su operatoria.


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