11 septiembre 2015

Agilidad y Scrum más allá del desarrollo de software‏

Por Juan Gabardini (*)


¿Qué tienen en común proyectos tan distintos como movilidad sustentable, tratamientos médicos prolongados y enseñanza a personas con autismo?

Entre mayo y junio pasado participamos en un proceso de aceleración de proyectos del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires en el que se conjugaron varias características que vemos emerger en los procesos de innovación. A continuación les contaré lo que encontramos de común en estos proyectos:

¿Son los participantes? No parece ser el caso. En los proyectos participan diferentes organismos del estado, empresas, universidades, ONG e individuos.

¿Los une la forma de financiamiento? Tampoco. Cada proyecto se financia de manera distinta: en algunos casos son iniciativas personales, en otros, investigaciones universitarias, presupuesto de áreas del gobierno, donaciones y trabajo de voluntarios, o inversión empresarial. 

¿Coinciden en el estado de avance? No. Había proyectos en todos los estados, desde iniciativas individuales sin equipo, otros con planes presentados a inversionistas, otros con prototipos y aún productos y servicios ya producidos. 

Entonces ¿qué encontramos en común? El espacio de innovación
Hay elementos presentes en la mayoría de las innovaciones: la suma de ideas crea saltos de innovación, las ideas toman tiempo para convertirse en innovaciones, la innovación pasa por distintos estadíos (divergencia, selección, convergencia, enriquecimiento).

Esta creación de espacio es transparente para los asistentes. Sólo se ve que hay gente interesante presente, que hay sillas y mesas suficientes, comida y bebida, papeles, marcadores y otros elementos que permiten a los asistentes enfocarse en la interacción entre ellos. Además, en cada momento está claro qué queremos lograr y siempre tenemos a quién pedir u ofrecer ayuda.

Una descripción muy buena de esta actividad es el concepto de Host Leadership. En este enfoque del liderazgo se plantea roles y posiciones. Los roles reflejan distintas acciones y estilos, como Iniciador, el que Invita, Creador de espacios, Protector del espacio, Conector y Co-participante. También el líder puede cumplir su rol desde diferentes posiciones: en el Escenario, Entre la gente, en un Balcón, o en la Cocina. Combinaciones entre rol y posición pueden ser necesarios en diferentes momentos y por diferentes personas.

Lo visual
La información visual es la forma predominante de intercambiar información en la mayoría de las personas. El uso de facilitación gráfica para expresar lo conceptos, los prototipos en papel, el uso de notas autoadhesivas para proponer y luego reordenar las ideas, todo esto promueve la comunicación y la comprensión rápida.

Además, hay un resultado indirecto de estas actividades. Se crea un espacio de emociones positivas y de seguridad, que promueve la creatividad y la colaboración. Hacia el final de un curso con alto componente técnico, realizado en un laboratorio de una universidad, las paredes estaban cubiertas con grande papeles de gráficos y dibujos, y notas autoadhesivas de colores formando listas y tablas llenas. En un momento entra una persona de la universidad ajena al curso, y mirando alrededor comenta "¡Qué increíble! ¡cómo cambia el laboratorio con tantos colores!".

El aprendizaje rápido
Los proyectos de años de duración, definidos completamente al inicio, son cosa del pasado. Ni los clientes esperan, ni los inversores ponen dinero sólo por una presentación, ni los visionarios y emprendedores confían sólo en intuiciones.

Ahora escuchamos a los clientes y buscamos satisfacer sus necesidades, creemos que la mejor forma de saber que le estemos dando valor es llevando nuestro producto o servicio rápidamente a sus manos, mirar cómo lo usa, escuchar lo que dice y aprender para modificar nuestro producto.
En esta forma de innovar desconfiamos de nuestras hipótesis e intuiciones, buscamos la manera más rápida de validarlas y aprender en el proceso. Design Thinking y Lean Startup son algunas de las formas interesantes de descubrir lo que se necesita y como tiene que ser el producto que lo resuelva.

Para que esto sea posible, necesitamos poder construir y adaptar nuestro producto en pequeños incrementos, a bajo costo. En cada tipo de producto esto se logra de manera distinta, así como fue el Desarrollo Ágil para el software, hay otras formas en cada área de conocimiento para lograr esto. Lean Thinking es la descripción genérica de esta forma de trabajo.

La colaboración
Si queremos innovación a través de sinergias y suma de ideas, es imprescindible la colaboración. Parte de esto está fomentado por los espacios y lo visual, que comentamos antes. Pero eso solo no es suficiente. Los equipos recién formados no siempre colaboran, hay choques de personalidad y malos entendidos por desconocimiento mutuo.

Es importante en esta situación el rol del facilitador, que guía la dinámica del grupo, para que sea un grupo efectivo. Por ejemplo, validando a supuestos e inferencias, compartiendo la información relevante, usando ejemplos específicos, acordando el significado de términos importantes, explicando los razonamientos e intenciones, focalizando en intereses en vez de posiciones, combinando entusiasmo en exponer ideas con indagación de otras ideas, diseño conjunto de pasos y paneras para resolver desacuerdos, hablar aún sobre los temas tabúes y usar reglas de toma de decisiones que generen el nivel de compromiso necesario (Skilled Facilitator).

¿Cuándo ocurre?
Estamos viendo estos espacios de co-creación dentro de empresas, organizadas por empresas con su ecosistema de proveedores, entre empresas amigas, alrededor de comunidades de meetup, organizadas por entidades del estados y un largo etc.

Creemos que estos espacios de co-creación pueden ocurrir espontáneamente, sin embargo podemos ayudar a que ocurran, como hemos visto hacer y hemos hecho. 

¡Inténtalo!

(*) Juan Gabardini, Licenciado en Analisis de Sistemas por la Universidad de Buenos Aires, es entrenador en agilismo, profesor universitario e integrante de Kleer.